(
Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan) –
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem
penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:
1) Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2) Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3) Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4) Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5) Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
6) Sebagai alat pengingat
7) Sebagai alat penyimpanan warkat
8) Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
9) Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
10) Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.
Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
- Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
- Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.
Tabel Kearsipan
salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:
- Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
- Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
- Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
- Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
- Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.
Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
Baca Juga: “
Teori Ekonomi Klasik” |
Definisi Kebudayaan |
Pengertian Globalisasi
Links keartikel ini:”
Pengertian Kearsipan” :
Source:
Kearsipan
Tata Kearsipan
Kantor Notaris
Tata kearsipan dapat diartikan sebagai cara pengaturan dan penyimpanan dokumen sehingga secara teratur, sehingga setiap saat diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali. Dengan demikian, tata kearsipan yang baik akan merupakan sumber informasi dan sumber dokumentasi, serta sumber ingatan dari para pegawai dalam pelaksanaan tugasnya masing - masing.
Berdasarkan Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dilihat dari fungsinya, arsip dapat dibedakan atas :
-pertama, arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan dalam pelaksanaan kegiatan kantor, baik secara terus menerus atau tidak.
- Kedua, arsip statis, yaitu arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan dan pelaksanaan pekerjaan, tetapi masih perlu untuk disimpan memiliki nilai dalam rangka penyelenggaraan negara dan kehidupan kebangsaan.
Arsip statis ini disimpan di Arsip Nasional. Arsip dinamis dapat dirinci lebih lanjut menjadi:
1. Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih digunakan secara terus menerus dalam pelaksanaan pekerjaan di lingkungan unit pengolah dari suatu kantor.
2. Arsip Semi Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
3. Arsip In-Aktif, yaitu arsip yang sudah jarang digunakan atau hanya digunakan sebagai referensi saja.
Tata kearsipan yang baik meliputi beberapa faktor sebagai berikut:
a. Penerapan cara penyimpanan secara tepat, yaitu rangkaian yang teratur menurut suatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan dokumen sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat,
b. Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat, yang meliputi: pertama, perlengkapan dan alat-alat korespondensi, seperti kertas, karbon, mesin tik, komputer, dsb.
c. Kedua, perlengkapan untuk penerimaan surat, seperti kotak surat, meja tulis, rak, dsb. Ketiga alat penyimpan surat, seperti map, folder, lemari, filing cabinet, lemari, dll.
Untuk penyimpanan arsip terdapat beberapa cara, yaitu:
1. Sistem abjad, yaitu cara penyimpanan dan penemuan kembali berdasarkan abjad. Dalam Cara ini, semua arsip atau dokumen diatur berdasarkan abjad, baik dari nama orang, kantor, atau perusahaan.
2. Sistem pokok soal, yaitu penyimpanan yang didasarkan pada pokok masalah. Satu masalah kemudian dapat dipecah menjadi beberapa sub masalah. Misalnya jual beli, dapat dirinci dalam jual beli tanah, rumah, surat berharga, dsb.
3. Sistem, tanggal, yaitu penyusunan arsip berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal.
4. Sistem nomor atau angka, yang sering disebut dengan kode klasifikasi persepuluhan. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh kantor yang bersangkutan. Misalnya, 000 Kepegawaian, 100 Keuangan, 200 Akta Jual Beli, 300 Akta Pendirian Perusahaan, dan seterusnya.
5. Sistem wilayah/daerah. Dalam sistem ini, arsip diatur berdasarkan nama wilayah/daerah.
Untuk mengetahui proses penanganan suatu surat diperlukan kartu kendali, sebagai alat untuk memantau penyelesaian suatu surat hingga menjadi produk yang diinginkan, misalnya menjadi suatu akta.
Selain daripada itu, untuk menghindarkan hilangnya suatu arsip yang dipinjam oleh seorang pegawai, diperlukan kartu pinjam arsip, yang harus disimpan oleh petugas arsip sampai berkas yang dipinjam tersebut dikembalikan.
0 Comments:
Read more:
Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan | Smart Click
0 komentar:
Poskan Komentar
Mohon Kritik dan Sarannya ya...Link ke posting ini